Автоматизация учета и управления на платформе «1С»

Независимо от отраслевой специфики, в любой компании присутствуют три вида учета:

Оперативный учет
Управленческий учет
Регламентированный (бухгалтерский) учет

Применительно к автоматизированным системам можно сказать о наличии в них соответствующих подсистем оперативного, управленческого и регламентированного учета. Физически подсистемы могут быть реализованы как единая информационная система или же как несколько информационных баз, которые часто интегрированны на уровне обмена данными.

Каждый вид учета (а это значит, что и соответствующая подсистема) имеет определенное целевое назначение, что определяет состав данных и функциональность подсистемы.

Под оперативным учетом понимается учет основных хозяйственных операций компании в режиме реального времени. В рамках подсистемы оперативного учета обеспечивается автоматизация предприятия и основных бизнес-процессов на нем:

Автоматизация торговли - торгово-закупочные операции, регистрация входящих услуг, реализация услуг
Складской учет ТМЦ
Автоматизация производства - производственный учет (выпуск продукции, списание сырья)
Учет взаиморасчетов с кредиторами и дебиторами
Учет денежных средств
Другие разделы учета в зависимости от специфики деятельности той или иной организации

Основными пользователями подсистемы оперативного учета являются подразделения, обеспечивающие выполнение основных бизнес-процессов компании: отдел продаж, отдел закупок, отдел работы с клиентами, склады, производственные подразделения на производственных предприятиях и т.п.

В части предоставления детализированных данных и аналитических отчетов по какому-либо аспекту деятельности подсистема оперативного учета может быть интересна руководству компании.

Задача подсистемы оперативного учета - сделать работу основных подразделений компании максимально эффективной, создать единую информационную среду, обеспечив централизованное хранение, получение и обработку в удобном виде любой информации, необходимой для выполнения сотрудниками своих функций.

Важная роль подсистемы оперативного учета – коммуникативная предполагает обеспечение взаимодействия между сотрудниками различных подразделений, находящихся во взаимосвязи при выполнении своих бизнес-функций. При этом, в отличие от общения с помощью бумажных носителей (путем передачи документов) или по телефону, взаимодействие через информационную систему более формализовано, оперативно и исключает потерю данных. Примеры: менеджеры отдела закупок, анализируя с определенной периодичностью наличие товаров на складе и потребность в них, обеспечивают закупку товаров у поставщиков с целью удовлетворения покупательских заказов; менеджеры отдела продаж принимают заказы от покупателей, формируя потребность в товарах.

Подсистема управленческого учета основывается на информации подсистемы оперативного учета, дополняя её хозяйственными операциями, относящимися к обеспечивающим бизнес-процессам с целью получения полной "картины" деятельности компании.

К обеспечивающим хозяйственным операциям относятся такие операции, как учет основных средств, включая амортизацию, косвенных затрат - з/пл администрации и т.п., учет входящих услуг - охраны, аренды и т.п.

Конечная задача подсистемы управленческого учета - предоставление собственникам компании и руководству сводных агрегированных показателей деятельности. Основу формируемой подсистемой отчетности составляют управленческие финансовые отчеты:

Управленческий баланс

Отчет о прибылях и убытках

Отчет о движении денежных средств (прямой и косвенный метод)

Чтобы обеспечить формирование баланса, подсистема управленческого учета использует принцип "двойной записи", когда каждая операция делает два учетных движения, сохраняя равенство актива и пассива управленческого баланса.

На основании данных, которые предоставляют финансовые отчеты, проводится финансовый анализ деятельности компании. Полученные результаты являются мощным инструментом поддержки принятия стратегических решений для собственников и руководства компании.

Автоматизация предприятия (автоматизация производства, автоматизация торговли), управленческий учет, оперативный учет может осуществляться как путем внедрения типовых решений «1С», так и путем программирования (разработки) специализированных конфигураций на платформе «1С».

Решение о выборе того или иного варианта определяется степенью соответствия имеющихся типовых решений требованиям к автоматизированной системе. Наиболее распространенные типовые решения для автоматизации оперативного и управленческого учета:

«1С:Управление торговлей 8.0» - автоматизация торговли (в т.ч. розничной)
«1С:Управление производственным предприятием 8.0.» - автоматизация производства.

Добиться глубокой интеграции оперативно-управленческого учета с бизнес-процессами компании, обладающей существенной спецификой, и создать максимально эффективное решение зачастую можно только путем разработки и внедрения специализированных конфигураций на платформе „1С:Предприятие“.

Регламентированный (бухгалтерский) учет предназначен, в первую очередь, для расчета налогов, формирования отчетности в фискальные органы. Принципы и правила ведения регламентированного учета определяются действующим законодательством.

Подсистема регламентированного учета характеризуется отсутствием оперативности. Её связь с другими подсистемами заключается в том, что большинство операций в рамках ведения управленческого и оперативного учета, находят свое отражение в регламентированном учете.

Для целей ведения регламентированного (бухгалтерского) учета, включая расчет заработной платы и кадровый учет, как нельзя лучше подходят типовые решения компании "1С" («1С:Бухгалтерия предприятия 8.0», «1С:Зарплата и управление персоналом 8.0»), т.к. требования к его ведению определяются государством, и он в наименьшей степени зависит от специфики работы той или иной компании.

Информационные материалы